Оценка и уровень неопределенности в проектах

В проектной работе ключевое слово — работа. А в любой работе требуется системность, которая помогает быть эффективным всем: заказчикам и исполнителям.

Но это возможно не всегда. Типичные задачи легко спрогнозировать и систематизировать, а творческий процесс создания нового IT-продукта требует более мягкого подхода к управлению проектом.

Сегодня мы разберемся с вопросом необходимости анализа бизнес-процессов и проведения аналитической оценки проектов. В самом широком смысле под оценкой мы понимаем первоначальный процесс — процесс предсказания разного рода параметров, плана работ и затрачиваемых ресурсов, которые происходят в процессе работы.

Безусловно, процесс оценки включает в себя несколько этапов. На первом этапе происходит постановка цели, на последующих — разбивка цели на задачи и подзадачи, а затем бизнес-анализ затрачиваемых ресурсов.

Рассмотрим данный процесс на двух диаметрально противоположных примерах.

Заказчик, получая от бизнеса запрос на разработку цифрового продукта, озвучивает цель, задачи и характеристики, которыми должен обладать продукт. Он также обозначает бюджет и ставит сроки, в которые данный проект должен быть реализован.

Чтобы составить план работ и оценить соответствие поставленной задачи выделенным срокам и бюджету, необходимо, чтобы все задачи были предсказуемы и разложены на подзадачи.
Выбирая каждую, мы можем сказать, сколько это займет времени. На основании стоимости часа работы сотрудника формируется и стоимость выполненных работ.

В другой ситуации, при создании нового, уникального и не типового продукта, мы не знаем, сколько займет времени выполнение задачи или же не понимаем, какие задачи необходимо выполнить исходя из целей бизнеса. В этом случае оценить время выполнения работ и их стоимость невозможно. В первом случае мы можем точно предсказать все, этапы, действия, порядок распределения и цены; во втором случае — ничего.

Часто особенностью проектной работы является именно наличие неопределенности. При создании нового и уникального продукта мы постоянно имеем дело с ситуацией в которой мы, как бизнес, не можем быть на 100% уверены из-за большого количества неизвестных переменных.

Только приступив к выполнению задачи и проделав ряд действий, мы понимаем, какие задачи ставятся дальше. Этот процесс предполагает гибкое и поэтапное проведение работ с постоянным изучением как процесса, так и результата. Так вырастает дерево бизнес-решений.

При постановке задач в IT-сфере, мы находимся в системе последовательных выборов, которые помогают нам прийти к необходимому результату.

Заказчик ставит задачу на разработку приложений. Перед нами стоит выбор платформы. На следующем этапе нами выбирается архитектура, на следующем порядок работы, и так мы доходим до последнего звена. На каждом этапе производится оценка проекта и решения, его соответствие бизнес-целям и управленческим решениям. Последовательность снижает тревожность и помогает производить оценку проекта. По сути, сам процесс аналитической оценки и есть суть проектной работы.

Отличительная особенность оценки заключается в том, что в зависимости от типа работ предсказуемость результата может быть разная. Оценка не может быть эффективно выполнена, если предсказуемость задач низкая.

И наоборот, в случае, если предсказуемость задачи высокая, оценка будет выполнена более эффективно и легко.

Например, когда мы занимаемся типовыми проектами, где фактически мы занимаемся выполнением задач с четкими параметрами, например внедрением CRM-системы — предсказуемость этого процесса высока. На каждом этапе есть понимание, что произойдет дальше и какой будет получен результат. В типовых проектах предсказуемость процесса, затраченного времени и результата достаточно высока, а значит и процесс оценки будет легким и эффективным.

Если же задачей или проектом является создание чего-то уникального, то спрогнозировать все подзадачи сразу будет невозможным процессом. Который мы не можем сразу разложить по подзадачам и промежуточным итогам, то провести оценку намного сложнее.

Предсказуемость в первом и во втором случаях будет существенно отличаться. Большинство методологий ориентируются на гибкие схемы и планомерное движение от одной задаче к другой в зависимости от выполнения предыдущего этапа. Сама неопределенность никуда не пропадает, но все-таки тревожность у бизнеса снижается. Существуют инструменты, которые способны взять неопределенность уникальной проектной работы под контроль.

И в основе лежит именно качественно выстроенная бизнес-модель. Бизнес-задача, под которую бизнес заказывает себе информационный продукт, диктует коридор времени и бюджета, который может быть использован для решения этой задачи.

Подходите к заказу цифровых продуктов осознанно, заказывайте их только там, где есть понимание комплексности работы и встроенности конечного продукта в ваш бизнес. Тогда ваш бизнес будет развиваться и становиться еще эффективнее. Проводя работу с любым заказом, мы не оставляем своих клиентов с ним один на один. Мы занимаемся внедрением и отлаживанием работы, что помогает вам быть спокойными за весь процесс разработки нового продукта. С нами ваши проекты в безопасности.

Благодарим за полезную информацию нашего коллегу и друга Вадима Митякина.